Organización y Administración Deportiva

Titulo

Sistema de información para generar una “Gerencia Efectiva” en las organizaciones deportivas.

Resumen

Los Sistemas de Información constituyen un conjunto de recursos técnicos, humanos, procedimentales y económicos, los cuales están interrelacionados dinámicamente y organizados en función a satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la búsqueda de una gestión optima, es por ello, que los mismos deben utilizarse en cualquier tipo de empresa.

El presente artículo, está referido a una investigación efectuada para diseñar un Sistema de Información para lograr una Gerencia Efectiva, en las Direcciones de Alto Rendimiento (DAR) en organizaciones deportivas, con la misión de optimizar y sistematizar los procesos llevados a cabo dentro de la misma, e intervienen los procesos de alta competencia de los atletas élites.

Por consiguiente, se utilizaron teorías vinculadas al pensamiento sistémico, así como también, se involucró la teoría de la cibernética y la teoría de la información; dicho proyecto se enmarcó en una modalidad de proyecto factible, apoyado en un estudio de campo y de nivel descriptivo.

Asimismo, se utilizaron para la investigación, técnicas e instrumentos de recolección de datos, tales como: la observación, la revisión de documentos, la encuesta y el cuestionario respectivamente; y se validaron mediante el juicios de expertos; por otra parte, se utilizaron métodos orientados en el ciclo de vida de un sistema de información, tales como diagramación mediante diagramas contextuales, flujo y de entidad-relación, entre otros.

Posteriormente, se resolvieron los problemas detectados y se optimizaron los procesos de forma efectiva; además, de minimizaron los recursos materiales y humanos involucrados en el proceso, minimizando la cantidad de horas-hombre en los procesos vitales de la DAR, y proporcionando una relación costo/beneficio óptima para la organización deportiva.

Keywords: sistema de información, gerencia efectiva, deporte de rendimiento, organizaciones deportivas.

Introducción

Los sistemas de información (SI), se han establecido como herramientas fundamentales para todas las organizaciones empresariales que busquen organizar y optimizar sus procedimientos en base a la eficiencia y eficacia. En ese sentido, Salas (1989), expresa que los sistemas de información, tienen por función manejar de forma efectiva gran cantidad de información que se utiliza como soporte para la toma de decisiones; por tal motivo, los mismos constituyen un elemento imprescindible en cualquier entidad que busque agilizar sus actividades para lograr un óptimo rendimiento de todos sus recursos.

En el mismo orden de ideas, los sistemas de información poseen numerosas ventajas, tal como por ejemplo, disminuir la pérdida de tiempo y agilizar las operaciones. Asimismo, los autores: De Pablos (2012), Rosado y Loor (2014), plantean que los SI, constituyen un conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionados dinámicamente, y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y correcta adopción de decisiones; los cuales ayudaran a mejorar sus procesos y aprovechar los recursos tecnológicos con los que cuentan, para llevar a cabo y gestionar sus operaciones.

A nivel mundial, la aplicación de los sistemas de información ha permitido un gran avance en el mundo de la gerencia deportiva. En Latinoamérica, en casos muy puntuales se han estado realizando algunos progresos desde ese punto de vista, sin embargo, no es muy común en esta región a nivel masivo.

En el presente estudio, se evaluaron diferentes organizaciones deportivas regionales en Venezuela, para evaluar los procesos administrativos, técnicos y operativos, vinculados al ámbito del deporte de alta competencia; por lo cual, se efectuaron diversas entrevistas a trabajadores de las organizaciones, así como también, se llevó a cabo una revisión de los manuales y reglamentos que se utilizados, concluyendo con los siguientes aspectos:

1. Existen normativas en algunos procesos, pero no en su totalidad.
2. Los procesos no están interrelacionados unos con otros.
3. Las coordinaciones de la Dirección de Alto Rendimiento no trabajan de forma sistémica, y existe redundancia en los procesos y las informaciones que se manejan, creando inconsistencia y perdida de la integridad de los datos.

Basándose en lo expuesto anteriormente, se puede afirmar que en las Direcciones de Alto Rendimiento se utilizan procesos los cuales fueron definidos de forma empírica de acuerdo a necesidades particulares, y no de un estudio adecuado. En relación a este aspecto, Acosta (2006), plantea que muy pocas organizaciones en el mundo, ya sean multideportivas o de un deporte en específico, han definido con claridad su papel o han identificado de forma precisa su imagen y sus objetivos.

Dichas organizaciones, no han establecido con claridad su programa de actividades para optimizar su eficacia, tanto individual como colectiva, en un tiempo determinado, lo que confirma que deben aplicarse los estudios correspondientes para optimizar los procesos en las organizaciones deportivas, que permitan tener estructuras más sólidas para cumplir sus misiones y las actividades para la cual fueron creadas.

Es importante resaltar, que generalmente en las organizaciones los procesos que están aislados, generan redundancia en los datos, por consiguiente, de debe determinar qué tipo de información presenta redundancia e inconsistencia en la DAR.

En relación a este aspecto, Guzmán (2006), plantea en su artículo sobre el “Sistema Deportivo Español”, que un sistema deportivo en su conjunto, conforma una estructura compleja de interrelación entre sus diferentes elementos que están en un proceso permanente de cambio, por lo que su característica principal es su dinamicidad. En este sentido, es muy importante tener estructuras bien definidas, con procesos establecidos e interrelacionados de forma correcta, para alcanzar los objetivos planteados.

Debido a este escenario, se diseñó un sistema de información para la Dirección de Alto Rendimiento en organizaciones deportivos en Venezuela, que contribuya a optimizar los procesos (administrativos/deportivos) en esta dependencia.

Materiales y Métodos

El estudio se apoyó en una investigación de campo, pues los datos fueron recolectados directamente del personal que integra la Dirección de Alto Rendimiento en las organizaciones deportivas. Igualmente, dicha investigación fue de nivel descriptivo, ya que el propósito fue interpretar realidades del hecho.

Además, el estudio propuesto se ajustó a los propósitos de una investigación no experimental, seleccionando la modalidad de proyecto factible para su desarrollo, debido a que el mismo es la elaboración deun modelo operativo viable, para solucionar problemas y requerimientos en las organizaciones.

Se utilizaron técnicas de recolección de datos, tales como: la observación, la entrevista, la encuesta, y la revisión de documentos.

En relación a las fases de la investigación, se llevaron a cabo, de la forma siguiente:

• Fase I – Diagnóstico.
• Fase II – Estudio de la Factibilidad.
• Fase III – Diseño de la Propuesta.
• Fase IV – Aplicación del Diseño Propuesto.

Finalmente, para el diseño del sistema de información propuesto, se utilizó la metodología de análisis y diseño estructurado, empleándose las siguientes herramientas:

1. Los diagramas contextuales y la carta estructurada.
2. El modelo de entidad/relación.
3. Prototipo de sistema (modelo piloto o de prueba).

(Resultados/Observaciones)

• Los procesos deportivos administrativos en las dependencias de la Dirección de Alto Rendimiento (DAR) se realizan de forma empírica, debido a que no existen manuales de procedimientos  establecidos formalmente.
• Se detectó duplicidad de procesos e informaciones de atletas en diferentes unidades y coordinaciones.
• Las herramientas automatizadas (software) que están implantadas, se efectuaron en su momento para resolver problemas particulares y específicos de cada coordinación o unidad, y no desde un punto de vista global y sistémico, que parta de la Dirección de Alto Rendimiento (DAR).
• La información en muchos procesos no está integrada,
• Los sujetos que integran la muestra encuestada tiene diversas necesidades de información, e inclusive la mayoría de ellos manifestó reconocer que no existe un control total sobre la información deportiva.
• El estudio de factibilidad, determinó que las organizaciones seleccionadas disponen con los recursos técnicos, humanos, financieros y operativos para la implementación del diseño propuesto.

Discusión

Es importante señalar, que los resultados de la investigación son valiosos para los gerentes deportivos y para aquellas personas que ejercen funciones en la administración y gerencia en el deporte de Alta Competencia, y los mismos están vinculados directamente con las teorías examinadas.

Los resultados obtenidos ratifican, la ventaja que tiene la aplicación de sistemas de información en las organizaciones, pues permiten que aquellos actores/unidades que estaban aisladas, o aquellos que persiguen objetivos equivocados, puedan alinearse con los misión corporativa o institucional, donde todos los diferentes recursos utilizados estén en función de la productividad y el cumplimiento de las metas que se tengan planificadas.

Asimismo, se cumplió el orden metodológico planificado y con la implementación del sistema de información propuesto, se evidenció la eliminación de redundancia en los procesos y la información, así como la integración de los procesos de forma sistémica.

Las organizaciones deportivas deben enfocarse en clarificar sus estructuras administrativas, definiendo claramente sus metas organizacionales, y estableciendo formalidad en sus procesos, con manuales de procedimientos y funciones, que estén diseñados de forma sistémica y actualizada.

Los procesos tecnológicos, tanto de hardware como de software, así como los sistemas de información y otras herramientas, deben usarse para automatizar y agilizar procesos, los cuales tengan finalidad de adaptación, y los procesos que se tengan establecidos nutran de información exacta y precisa a los mismos, con un personal sensibilizado a estos cambios de paradigma y mejoramiento continuo.

Según los resultados obtenidos en las técnicas de recolección de datos, así como los resultados obtenidos en las aplicación del sistema de información, se aportan evidencias suficientes para plantear que se cumplió con los objetivos planificados en este estudio, de manera de propiciar una gerencia efectiva en las organizaciones deportivas.

Conclusiones

• Considerando el tiempo de evaluación de la propuesta, se ejecutaron de forma óptima los procesos deportivos-administrativos en las dependencias de la Dirección de Alto Rendimiento (DAR), en relación al trabajo sistémico.
• Se eliminó la duplicidad de datos en las diferentes unidades o dependencias de la Dirección de Alto Rendimiento (DAR).
• Con la aplicación del sistema de información se pudo disponer de información integrada, confiable, y objetiva; porque se normalizaron los datos (a nivel de base de datos) del sistema actual.
• Se optimizaron los procesos deportivos-administrativos de alta competencia y se diseñaron nuevos formularios de datos para el diseño propuesto.
• Con el uso del sistema de información, se logró un funcionamiento óptimo de la Dirección de Alto Rendimiento (DAR), contribuyendo a mejorar los procesos, de forma de disponer de información a tiempo real, la cual es: organizada, integra, confiable, segura, automatizada e  imprescindible como soporte para el proceso de toma de decisiones.
• Tomando en cuenta las conclusiones anteriores, se propició las condiciones adecuadas para la aplicación de una “Gerencia Efectiva”, lo cual valida y justifica la creación del sistema de información para la Dirección de Alto Rendimiento (DAR) en las organizaciones deportivas.

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